Интервью по электронной почте получает все большее распространение, т. к. его можно подготовить очень быстро. Конечно, оно получается не таким живым и непосредственным, как на радио и телевидении. Зато в таком случае у представителя компании есть возможность выверить все ответы, цифры и факты.
При интернет-интервью, как и при обычном, нужно отвечать на каждый вопрос, а не высылать пресс-релиз с тем, чтобы журналист в нем нашел ответы.
Письмо должно содержать контактные данные упомянутых людей, чтобы журналист мог с ними связаться при необходимости. Можно также приложить дополнительные материалы, фотографии.
В интернет-интервью стоит использовать гиперссылки, ведущие на интересные сайты.
Сам текст не обязательно идеально «вылизывать», но он должен быть достаточно грамотным, чтобы не раздражать журналиста.
Не следует надеяться, что интервью будет опубликовано в том виде, в котором оно было отправлено журналисту. Его обязательно сократят и отредактируют.
Нужно соблюдать оговоренные с журналистом сроки предоставления материала, иначе весь труд может пойти насмарку.
Одни журналисты очень любят интернет-интервью, другие предпочитают встречаться лично.
Специальные мероприятия для прессы
Для того, чтобы гарантированно донести информацию до определенного количества журналистов могут быть организованы такие специальные мероприятия, как пресс-конференции и брифинги, презентации, пресс-туры, посещение редакции, прием для прессы.
Пресс-конференция – это одна из самых традиционных форм распространения информации. Она представляет собой встречу журналистов с персонами, являющимися авторитетными источниками фактов, комментариев и т. д. На пресс-конференции журналисты получают информацию из первых рук, могут напрямую задавать вопросы ньюсмейкерам и также напрямую получать ответы от них.
Проведение пресс-конференция – очень эффективный способ распространения информации, но только тогда, когда ее проведение оправдано. Такое мероприятие подразумевает существенный повод – объявление очень важных новостей, новостей, важных не столько компании, сколько журналистам и аудиториям их СМИ.
Поводом для организации пресс-конференции может быть возникновение кризисной ситуации, научный прорыв, изменение в политике крупной компании, кратковременный приезд известной персоны и прочие существенные в жизни общества социальные и экономические события.
Не стоит созывать пресс-конференцию по поводу выпуска нового товара, который не способен «взорвать» рынок. Ради такой новости журналисты не бросят все свои дела, чтобы поспешить на пресс-конференцию.
Также не нужно организовывать пресс-конференцию для простого распространения четко сформулированной информации без общения с важными персонами. Такой документ лучше оформить и разослать в виде пресс-релиза.
Никого не привлечет и пресс-конференция, которая организована только для того, чтобы сделать приятное одному из топ-менеджеров компании. Бывает, что человек который уверовал в свои выдающиеся ораторские способности, начинает искать повод, чтобы «блеснуть» перед публикой, получить от этого удовольствие. Журналисты не любят говорунов, не сообщающих никакой ценной для них информации.
Не привлечет журналистов пресс-конференция, на которой выступают неизвестные специалисты или менеджеры. Ведь представители СМИ задают вопросы в интересах своей аудитории. И если выступающей ей незнаком, то стоит ли с ним общаться? Другое дело, когда на пресс-конференции будет известный в обществе хозяин крупнейшей компании, с которым в другое время и в другом месте совершенно невозможно пообщаться лично. Если же выступающие на мероприятии сотрудники доступны и в другое время, то зачем журналисту идти именно на пресс-конференцию?
Не стоит заманивать журналистов на «пустую» пресс-конференцию, обещая бесплатный бар. Выпивка не заменит информации.
Если информация не такая уж важная, стоит донести ее до журналистов с помощью других способов, иначе пресс-конференция разочарует представителей СМИ и желаемый результат не будет достигнут. Может оказаться, что на проведение пресс-конференции затрачены большие силы, время и деньги, а скучающие и обманутые в своих ожиданиях журналисты разбегутся в перерыве или вообще по ходу мероприятия.
Прежде, чем принять решение о проведении мероприятия стоит взвесить все «за» и «против»:
– Есть ли важный повод для нее?
– Есть ли необходимые средства? Ведь, качественная пресс-конференция, не дешевое удовольствие.
– Есть ли время для ее подготовки? За один день качественную пресс-конференцию не организуешь.
– Есть ли достаточное количество подготовленных сотрудников, которые будут организовывать пресс-конференцию?
Стоит также иметь в виду, что даже при наличии хорошего информационного повода, сил, средств и т. д., пресс-конференция может оказаться проваленной из-за того, что большая часть приглашенных журналистов не придет. У них просо могут оказаться другие планы на это время (другие мероприятия, командировки, семейные обстоятельства и т. д.). Пресс-конфренция – это всегда риск. Получится – хорошо. Не получится – надо быть к этому готовым. Но организовывать пресс-конференцию нужно, конечно же, с расчетом на максимальный успех.
Подготовка пресс-конференции
На пресс-конференции обычно приглашают только представителей СМИ. Не зря само мероприятие имеет в своем названии часть «пресс». Вместе с тем, на пресс-конференции могут присутствовать и люди не работающие в СМИ, но являющиеся специалистами в обсуждаемых вопросах. И авторитетные эксперты, и рядовые потребители могут значительно оживить мероприятие своими вопросами и комментариями.
Стоит приглашать ограниченное количество журналистов из тематически непересекающихся изданий. В таком случае сотрудников редакций не будут смущать мысли о возможной публикации тех же новостей, что и у конкурентов. Эксклюзивность предпочтительна.
На разные пресс-конференции одной компании лучше приглашать представителей разных же СМИ. В таком случае название фирмы не будет мелькать перед читателями одного издания и перед редактором слишком часто. А за счет публикации в других газетах и журналах увеличится общий охват читателей. Это же можно сказать и о радио, и о телевидении.
Из каждого СМИ можно приглашать несколько представителей: например, главного редактора и корреспондента, специализирующегося на определенной теме. Можно отправить и только одно приглашения на имя корреспондента или главного редактора. Последний может сам и прийти, но он всегда найдет, кого именно послать на пресс-конференцию по этому приглашению.
