после обеда. Если же меня просят встретиться в 18.00, то я переношу событие на следующий день. Я стараюсь не позволять задачам переходить из одного кластера в другой. Конечно же, бывают и исключения, когда я провожу встречи по вечерам, но это происходит очень редко и только, если это единственное приемлемое время для всех участников.
Кластеризировать можно день, неделю, месяц и год. При этом следует придерживаться принципа: «Чем короче отрезок времени, тем жестче кластеризация». Самая гибкая кластеризация у года, самая жесткая – у дня.
Кластеризация временных периодов
Кластеризация года. В конце каждого года я составляю план на следующий. В этот план я включаю семь календарных слоев.
1. Сначала я раскидываю на календаре примерные даты семейных мероприятий. Это делается с учетом детских, школьных каникул. Мы планируем, когда мы хотим поехать в отпуск и на какие даты назначить семейные события.
2. Дальше я раскидываю по календарю все события и мероприятия личного характера. Например, посещение выставки за рубежом, охотничьи вылазки, поездки на природу с друзьями и так далее.
3. После этого моя команда по согласованию со мной вносит в мой календарь все поездки в рамках EduTravel-направления моей платформы. Это все путешествия, багги-туры, сплавы и так далее.
4. Затем мы вносим в календарь все мероприятия, связанные с моим брендом (время которых известно на момент составления плана). Это, как правило, интервью, съемки GEMBA-подкаста, выступления на форумах и так далее.
5. Потом мы вносим в мой календарь все мероприятия кайдзен-клуба, в которых я должен принять участие.
6. Далее планируются мероприятия «Инвестиционного конвейера» с моим участием.
7. Оставшееся место в календаре мы отдаем кайдзен-школе, наиболее емкой с точки зрения времени. Производство контента для кайдзен-школы составляет мою основную деятельность. Почему я кайдзен-школе отдаю оставшееся, а не основное время. Потому что я отвожу каждому направлению определенное, лимитированное время. В результате оставшееся время составляет самый большой объем. Здесь работает принцип «все что не занято, то отдается кайдзен-школе».
Важное примечание. Когда на календаре года я отмечаю какое-либо мероприятие, вовсе не факт, что оно состоится именно в это число. План в подобном случае скорее «бронирует» время под то или иное событие, чем точно фиксирует сроки. Таким образом, кластеризация года дает мне четкие временные ориентиры и отводит необходимое количество временного ресурса для всех аспектов моей жизни.
Кластеризация месяца. В конце каждого месяца я кластеризирую следующий. Кластеризация месяца подразумевает уточнение времени событий, запланированных для этого месяца в начале года, и добавление мероприятий, отсутствующих в годовом плане.
Кластеризация недели. Кластеризация недели еще более конкретизирует время запланированных на месяц мероприятий, а также включает задачи, формирующие профиль недели: например, каждый понедельник проводить планерку в офисе, в субботу посещать родственников, по понедельникам, средам и пятницам ходить на тренировку, а в воскресенье утром ходить в горы и т. д.
Итак, мы убедились, что кластеризация времени эффективно помогает в организации различных типов задач. Вместе с этим инструментом планирования вы перестанете забывать то, что нужно сделать, научитесь отводить наилучшее время для каждой задачи, учитывая ее специфику и ваше энергетическое состояние, а также сможете удерживать внимание в фокусе на протяжении всего дня.
Планирование и контекст
Когда местность не совпадает с картой – ориентируйтесь по местности, а не по карте.
Инструкция швейцарской армии
Учет контекста – чрезвычайно важный и эффективный инструмент планирования. Его значение трудно переоценить. Я начал использовать этот инструмент благодаря своему опыту.
Я давно заметил, что жизнь постоянно вносит коррективы в мои цели и задачи, в итоге я получаю не вполне те результаты, к которым стремился. Это привело меня к выводу, что в планы изначально следует закладывать факторы контекста: разнообразные обстоятельства и внешние силы.
Учет контекста в планировании – это синхронизация планирования с вашими ресурсами, временем, местом, обстоятельствами, а также всеми внешними силами.
Обыкновенно системы планирования игнорируют контекст. Они работают в парадигме «запланировал – делай» и неважно, что в какой-то момент у вас может не хватить энергии, сил и времени на поставленные задачи, а иногда обстоятельства неподходящие.
Потоковое планирование, наоборот, старается учесть как можно больше факторов контекста: ресурсы для эффективного выполнения задачи; оптимальные время и место; благоприятные и неблагоприятные обстоятельства; внешние силы. Понимание этих факторов повысит вероятность вашего успеха в разы, позволит действовать более спокойно и уверенно.
Чтобы просчитать контекст как можно более детально, действуйте по следующему алгоритму:
Учет ресурсов. Вы должны четко усвоить правило: нет необходимых ресурсов (энергии, времени, денег, связей, знаний, навыков и так далее) – нет выполненной задачи.
Оптимальное время. Наилучший тайминг для задачи обычно определяется:
■ Причинно-следственной зависимостью задач друг от друга (когда, чтобы сделать одно дело, требуется выполнить другое). Например, вы должны сначала постирать вещи, а потом только погладить. Но никак не наоборот.
■ Внешними и внутренними дедлайнами задач. Например, документы на визу необходимо подавать за месяц до выезда в другую страну.
■ Важностью задач (по принципу: в первую очередь делать только важные дела, потом остальные).
■ Экономическим либо математическим расчетом времени выполнения. Например, вы решаете продать объект сейчас, потому что цены находятся на пике, или подсчитываете, сколько будет служить оборудование на вашем предприятии, и определяете по этому числу время его замены.
■ Сезонностью. Например, пшеницу выгоднее закупать осенью, когда цена на нее самая низкая после недавнего урожая.
В каждом случае спрашивайте себя, от чего зависит оптимальное время, и планируйте действия, отталкиваясь от выявленных факторов.
Оптимальное место. Немалое внимание понятию о правильном месте уделяется в трактате великого китайского полководца Сунь Цзы «Искусство войны». При планировании наступления или обороны Сунь Цзы советует располагаться с учетом рельефа, так чтобы тылы прикрывала река, а высота места давала хороший обзор поля боя.
■ Анализ и решение производственных проблем следует производить не в кабинете, а на месте возникновения проблемы.
■ Встречи с нежелательными людьми лучше проводить вне офиса, например в кафе, чтобы вы всегда имели возможность извиниться и уйти тогда, когда вам надо.
■ Ужин с семьей уместнее устроить дома.
■ Хорошо отдохнуть лучше всего удастся в путешествии.
Обстоятельства, препятствующие и способствующие выполнению задачи. Мы не выполняем задачи в вакууме. Вокруг нас всегда есть обстоятельства, которые обязательно надо учитывать при планировании: будь то погода, мода или настроение вашей аудитории и т. д.
Внешние силы. К пониманию и учету внешних сил я пришел исходя из своих наблюдений, размышлений и опыта. Далее я раскрою свою концепцию внешних сил.
Самим своим существованием – работаете ли вы, общаетесь или просто живете – вы оказываете воздействие на этот мир. Это воздействие вызывает три разнонаправленные силы: противодействие, содействие и взаимодействие.
Каждый раз, когда вы пытаетесь чего-то достичь, вы обязательно встретите противодействие вашему замыслу. Это происходит в силу естественной инерции мира. Вспомните третий закон Ньютона: на любое действие всегда есть равная, противоположно направленная сила.
Силы сопротивления могут проявляться по-разному, нужно только уметь их распознавать. Например, вы хотите пойти в кино с друзьями. Этой цели могут воспрепятствовать самые разные обстоятельства: ваш(а) супруг(а), который(–ая) хочет, чтобы вы побыли с семьей; отсутствие билетов на выбранный сеанс; полицейский, не вовремя остановивший вашу машину и т. д.
В то же время каждый раз на вашей стороне будут и такие силы, которые будут содействовать вашим целям и начинаниям. Например, ваши друзья, которые тоже хотят пойти с вами; супруга вашего друга, которая идет в гости и хочет, чтобы ее муж сходил куда-нибудь без нее; неожиданное отсутствие пробок; наличие билетов на ваш сеанс и т. д.
Кроме вышеуказанных сил противодействия и содействия, у вас всегда будут силы взаимодействия. Это нейтральные силы, которые, однако, в любой момент могут занять вашу или противоположную сторону,
