слона на шесть частей! Далее я определяю порядок следования этих частей (вспомните принцип причинно-следственной взаимообусловленности) и выделяю подцели:
■ выучить арабский алфавит;
■ научиться считать по-арабски;
■ научиться говорить по-арабски;
■ изучить грамматику сложных выражений арабского языка;
■ научиться писать по-арабски.
Теперь для каждой подцели я назначаю уровень или критерии цели. То, до какого уровня я хочу изучить арабский язык. Например, бытовой, разговорный или достаточный, чтобы читать Коран.
После этого я определяю срок, или дедлайн. Уже точно понятно, что алфавит, счет, чтение и азы говорения я вполне могу освоить в этом году. Более сложные задачи: грамматику и письменность – я могу оставить на следующий год или запланировать уже в ходе обучения в зависимости от своего прогресса. Таким образом, у меня появились теперь дедлайны или сроки целей. Выучить арабский алфавит – 30 дней, научиться считать по-арабски – 15 дней, научиться писать по-арабски – 3 месяца.
На основе подцелей и сроков я создаю задачи для каждой подцели. Например, задачи для подцели «выучить арабский алфавит» выглядят так: выучить 5 букв алфавита 12.03.23, 5 букв алфавита 13.03.23, 5 букв алфавита 14.03.23… А затем повторить все 28 букв алфавита 12.04.23.
Все эти задачи я заношу в канбан-карточки и размещаю в колонке «Необходимо сделать». Далее, по мере выполнения задач, я передвигаю эти карточки по доске. В результате за один месяц я крепко усваиваю арабский алфавит. Таким же образом я планирую изучение счета, чтения, разговорного языка и так далее.
Техника декомпозиции буквально не оставит вам шансов на неуспех. Разбив большую цель на подцели, определив уровни подцелей, разбив подцели на легкие и выполнимые задачи, привязанные к конкретному времени, и проведя каждую задачу через трубу своего потока выполнения дел, вы с удивлением обнаружите, как по кусочкам съели того «слона», который совсем недавно демотивировал вас своим огромным размером.
Надеюсь, как декомпозировать большие цели на маленькие, вам стало понятно. Давайте теперь обсудим, как эффективно планировать небольшие задачи. Для эффективного выполнения задач нам потребуется применение контейнеризации задач.
Контейнеризация – это распределение задач по временным отрезкам-«контейнерам».
Каждый контейнер вмещает в себя час времени и разделен на два отсека по 45 и 15 минут, первый из которых отводится выполнению задачи, а второй – перерыву, отдыху. Тем самым в контейнер изначально вшит определенный подход к управлению энергией и временем, суть этого подхода – в совмещении работы и отдыха.
Из устройства контейнера логически вытекает алгоритм планирования задачи. Если дело требует от вас больше 45 минут, разрежьте его на два или три кусочка по 45 или менее минут. Задача свободно может быть распределена в несколько контейнеров, главное – не заполнять контейнер полностью: 15-минутный перерыв должен строго соблюдаться.
Если же задача занимает меньше 45 минут, то положите в контейнер еще одно или два дела. При этом перерыв необходимо делать после каждого из них. Например, если вы поместили в контейнер три задачи по 15 минут, то после выполнения каждой задачи давайте себе пятиминутный перерыв – так у вас выйдет полный час или контейнер из трех 20-минутных циклов работы и отдыха.
В случае нестандартных, разноплановых задач вы можете модифицировать описанную систему так, чтобы вам было комфортно в ней работать.
Тем не менее придерживайтесь нескольких базовых правил:
■ Используйте таймер, пока у вас не выработается привычка к новому режиму.
■ Не работайте без перерыва более 45 минут.
■ Не отдыхайте более 15 минут.
■ Делайте небольшой перерыв после каждой выполненной задачи или ее части.
Кластеризация времени
Кластеризация времени – еще один важный инструмент повышения эффективности. Даже если вы внедрите в свою жизнь только его, ваша производительность возрастет минимум на 25–30 %!
Идея кластеризации времени рождалась у меня постепенно, с накоплением опыта, и окончательно оформилась после знакомства с одним исследованием о многозадачности. В нем доказывалось, что частая смена различных выполняемых задач снижает эффективность работы на 25–30 %. Ученые рекомендовали менять задачи реже и делать между ними перерывы, чтобы дать мозгу время на перенастройку внимания. Эти выводы совпали с моей собственной интуицией: то, что я делал до этого по наитию, оказалось правильным подходом. Подведя под свой опыт научную базу, я разработал инструмент кластеризации времени.
Кластеризация времени – это выделение временны́х промежутков (кластеров) под определенные типы задач с учетом вашего внимания и энергии.
Механизм работы этого инструмента опирается на следующие аксиомы.
1. Человек по-разному активен в разные моменты времени: его физическое, ментальное, эмоциональное и духовное состояние все время меняется.
Утром человек наиболее активен как в физическом, так и в ментальном плане, но при этом у него низкий уровень духовной и эмоциональной энергии. Вы наверняка замечали, что по утрам вы свежи и бодры: готовы что-то делать, принимать решения и анализировать, но вам не хочется глубоко переживать или задумываться о спасении мира. Такой порядок вещей сложился эволюционно и диктовался логикой выживания: первобытному человеку с утра нужно было добывать пропитание, а для этого требовались физическая сила и ум.
После обеда ваша физическая энергия остается еще на высоком уровне, однако ментальная энергия падает. Вам труднее концентрироваться на чем-то, анализировать, принимать решения. В это время у человека поднимается духовная энергия: вы готовы делать что-то ради других. При этом ваша эмоциональная энергия все еще пребывает на низком уровне.
Вечером снижается и физическая, и ментальная, и духовная энергия, зато на пик выходит энергия эмоциональная. Вы готовы переживать, становитесь более эмоционально чувствительными, наиболее ярко проявляется ваша эмпатия. Именно поэтому все развлекательные мероприятия проводятся по вечерам. В это время не хочется думать ни о чем, не хочется спасать человечество, хочется просто хорошо и приятно проводить время.
2. Разные задачи, будучи направлены на разные сферы вашей жизни, требуют использования разных видов энергии.
Поход на тренировку требует физической энергии, изучение финансового отчета по бизнесу – ментальной, благотворительная деятельность – духовной, а общение с семьей и друзьями – эмоциональной.
3. Переключение между задачами разного типа снижает вашу эффективность.
Суть кластеризации времени в том, чтобы соблюсти эти три постулата и на их основании эффективно выстроить ваши дела. Методика кластеризации помогает разбить задачи на разные типы с учетом состояния ваших энергий в тот или иной отрезок времени. Давайте рассмотрим кластеризацию дня на моем примере.
Кластер 1 (6.00–10.00). В это время каждый день я занимаюсь только своими личными делами (гигиенические процедуры, ходьба, планирование, завтрак, кайдзен-час), меня никто не тревожит и не беспокоит.
Кластер 2 (10.00–13.00). Второй кластер отведен под бизнес-вопросы: я принимаю решения, читаю отчеты, изучаю различную аналитику, пишу курсы, провожу видеоконференции по работе и дела, требующие умственной концентрации.
Кластер 3 (13.00–15.00). В эти часы я обедаю и сплю.
Кластер 4 (15.00–18.00). Данный промежуток я посвящаю социальной жизни: провожу встречи, обсуждения, собрания и так далее. Все что не требует умственной энергии, но требует энергии духовной.
Кластер 5 (18.30–21.30). Это время я провожу с семьей и иногда с друзьями: мы либо вместе ужинаем, либо смотрим кино, либо просто общаемся. Это время пика эмоциональной энергии.
Кластер 6 (21.30–22.00). Время подготовки ко сну. В конце дня я отключаю все гаджеты, уведомления и звонки. Ко мне могут пробиться только мои близкие люди и друзья, я готовлю себя к восстановлению.
Как видите, для каждого типа задач я отвел специальное время. Из кластеров у меня как бы собирается каркас дня, благодаря которому я могу работать с постоянной эффективностью.
Кластеризация времени – это не обязательство, а скорее желательная структура вашего дня, которая определяет оптимальное время для определенных задач. Вы можете нарушать кластеризацию как хотите и сколько хотите, но старайтесь все время возвращаться к ней, чтобы сохранить свою эффективность.
К примеру, меня попросили о встрече, связанной с обсуждением проекта. Мне это интересно, и я назначаю встречу на завтра
