Таким образом, в каждый момент времени вы будете видеть статус вашей задачи, что с ней происходит и когда она завершится. Канбан-карточка показывает все реквизиты задачи, а канбан-доска показывает статус вашей задачи, а также прогресс ее выполнения.
Канбан-доска
Теперь рассмотрим второй компонент канбан-системы – канбан-доску.
Канбан-доска – это поле, на котором происходит перемещение ваших задач от стадии к стадии и между разными статусами.
Все дела на канбан-доске двигаются слева направо: дела, которые необходимо сделать, располагаются в крайней левой колонке и по мере прогресса продвигаются в правую сторону. Все задачи можно разделить на четыре вида: связанные с размышлением, изучением, контролем или исполнением. Канбан-доска выстраивает поток дел таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ваше «узкое горлышко» – способность выполнять одну задачу в настоящий момент времени.
Доска делится на столбцы, или колонки. Каждый столбец отражает определенную стадию готовности (статус) задачи.
В классической канбан-доске есть только три столбца: «Сделать» – «В процессе» – «Сделано».
В моей системе потокового планирования я использую большее число колонок для учета различных видов задач. Все задачи можно разделить на четыре вида: связанные с размышлением, изучением, контролем или исполнением.
Для выполнения всех видов задач я выделяю на канбан-доске 11 колонок:
1. Необходимо сделать. Название говорит само за себя. Сюда я заношу любые дела, которые мне необходимо сделать для достижения своих целей, независимо от вида.
2. Главные цели. В эту колонку я помещаю главные цели года, полугодия, квартала и месяца. Подчеркну, что в этой колонке находятся именно цели, а не задачи. Эти карточки никуда не двигаются, они помогают мне постоянно держать фокус на конечных результатах моей работы.
3. К размышлению. Она предназначается для задач, требующих обдумывания. Допустим, во время чтения книги или просмотра видео я столкнулся с какой-то спорной мыслью, которую мне надо обдумать. Так как размышление – это самостоятельный процесс, который я не хочу делать в момент просмотра видео или в момент чтения книги, а также из-за того, что под него следует выделять отдельное, специальное время, я отвел особую колонку для такого вида задач.
4. Четвертую колонку, «К изучению», я использую для задач, которые предполагают проведение исследования. Изучение, как и размышление, – это полноценный рабочий процесс, под который надо планировать отдельное время.
5. Мяч у меня. Здесь, как понятно из названия, группируются задачи, которые должен сделать я.
6. Мяч у исполнителя. Тут концентрируются задачи, стоящие у меня на контроле, то есть те дела, что я поручил кому-то полностью или частично.
7. На следующей неделе. В этой и последующих колонках размещаются задачи, которые требуется выполнить в указанное время.
8. На этой неделе.
9. Завтра.
10. Сегодня.
11. Сделано. Сюда перемещаются все выполненные задачи из предыдущих колонок.
Виды досок в потоковом планировании
В потоковом планировании я держу два вида досок: доски контроля и доски исполнения. Давайте разбираться в них.
Доски контроля предназначены для контроля, анализа и визуализации достигаемых и достигнутых целей. На них размещаются карточки с моими целями по направлениям или сферам моей жизни.
Например, у меня есть доска «Хобби». В ней только две колонки: «хочу сделать» и «сделано». По две таких же колонки и на досках «Дом мечты», «Здоровье», «Семья», «Финансовые цели». Отдельно у меня есть доска «Канбан 2023 года» и доски на 5 лет вперед до 2028 года. Это тоже доски контроля и у них тоже две колонки.
Смысл всех этих досок контроля заключается в том, что в них я собираю все цели по этим направлениям. Здесь важно подчеркнуть, что в досках контроля собираются именно цели, а не задачи.
Я хочу купить лодку на свое хозяйство на озере Балхаш. Еще я хочу купить вездеход «Атлас», экспедиционную машину, трейлер и так далее. Все цели касательно моих хобби я собираю здесь в колонке «Хочу сделать».
Также я поступаю и с другими досками контроля. Все цели касательно семьи я пишу в колонке «Хочу сделать» соответствующей доски. Все цели, которые не относятся к другим доскам и которых я хочу добиться в 2023 году, я заношу в доску контроля 2023 года.
Цель может состоять из нескольких проектов или задач, потому что цель – это желаемый конечный результат моих действий. А задача – это то, что я должен сделать, чтобы получить конечный результат.
К примеру, цель «купить лодку» делится на задачи:
■ определить предназначение лодки;
■ изучить виды лодок;
■ выбрать производителя;
■ выбрать модель;
■ связаться с производителем;
■ разместить заказ;
■ заключить договор.
Соблюдайте правило: все цели в досках контроля, а все задачи – на доске исполнения. В досках исполнения цели могут находиться только в колонке «Главные цели месяца», и они не должны передвигаться.
Доски исполнения – это доски, предназначенные для работы и выполнения задач. Пространство доски разбито на 11 колонок. В них находятся только задачи и цели, относящиеся к соответствующему месяцу. У меня 12 досок исполнения, соответствующие 12 месяцам года.
Доски исполнения – это основной инструмент потокового планирования. Все мое внимание сосредоточено только на доске исполнения текущего месяца. В конце месяца незавершенные задачи я переношу на доску исполнения следующего месяца, а завершенные задачи переношу в колонку «Сделано» соответствующей доски контроля. Как это работает пошагово?
Предположим, я хочу купить лодку для своего хозяйства на Балхаше.
1. Сначала я пишу эту цель на канбан-карточке и помещаю ее в колонку «Хочу сделать» доски контроля «Хобби».
2. Затем я определяю, в каком году я хочу или смогу это сделать. Например, я хочу это сделать в 2023 году. (У меня специально открыты годовые доски на пять лет вперед.)
3. Тогда я переношу эту канбан-карточку в колонку «Хочу сделать» доски контроля 2023 года.
4. Раз в месяц я смотрю на доску контроля 2023 года и думаю, в каком месяце мне лучше всего это сделать или в каком месяце я могу себе позволить купить эту лодку. Например, я решил купить ее к лету, в мае.
5. Тогда я беру эту канбан-карточку и переношу ее в доску исполнения апреля в колонку «Главные цели месяца».
6. 31 марта я открываю доску апреля и разбиваю эту цель на задачи. Задачи сразу же помещаю в колонку «Необходимо сделать».
7. В течение апреля задачи идут по потоку, передвигаясь по колонкам до тех пор, пока не будут сделаны.
8. Как только все задачи этой цели переложены в колонку «Сделано», в конце месяца я переношу цель «купить лодку» обратно в доску контроля «Хобби» в колонку «Сделано», а задачи архивирую.
9. Цикл закончился. Цель достигнута.
Когда я открываю доску контроля «Хобби», я одним взглядом вижу, сколько целей в этом направлении у меня есть и сколько целей и когда я достиг. Ничего не теряется, ничего не может не исполниться.
Так взаимодействуют доски контроля и доски исполнения.
Мечение. Понятие меток и их наборы
Приступим к разговору о второй стадии потокового планирования – мечении. Эта стадия важна с точки зрения концентрации внимания. А как известно, куда расходуется ваше внимание, туда же расходуются и ваши энергия и время.
Мечение – это присвоение задаче специальной метки, которая указывает, какому из ваших приоритетов эта задача отвечает.
Обычно, когда люди расставляют приоритеты, они исходят из внутреннего ощущения важности или неважности какого-либо дела для себя. При этом довольно часто ощущение важности не имеет критериев, и человек порой сам не может объяснить, почему для него одно дело важнее другого. Эту проблему призвано разрешить мечение, которое определяет приоритетность ваших дел на основе четких критериев.
Метка представляет собой цветной прямоугольник с текстом внутри. В зависимости от разных типов задач, а также того, что я хочу видеть и контролировать в данный момент жизни, я создал несколько наборов
